Jak wpisać szkolenie w koszty?

Wydatków na alkohol nie można \"wrzucić\" do kosztów szkolenia, fot. Adam Cyło

Kwalifikacja wydatków na wyjazd szkoleniowy wymaga oceny, czy organizowane przez przedsiębiorcę szkolenia czy też konferencje kształtują popyt na dystrybuowane towary, czy też służą budowaniu relacji z kontrahentami i wywołaniu jak najlepszego wrażenia.

Kiedy głównym celem organizowanych szkole} jest zwiększanie świadomości odbiorców czy wręcz sama reklama oferowanych towarów lub usług, wydatki na organizację tych wyjazdów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W drugim przypadku, gdy głównym zamierzeniem wyjazdu zagranicznego o charakterze pseudo szkoleniowym, przeznaczonego dla starannie wyselekcjonowanej grupy partnerów handlowych, jest budowanie relacji z tymi kontrahentami, jak również wywołanie dobrego wrażenia, to wydatki na jego organizację mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania czy też zabezpieczenia ich źródła. Jednym z wyjątków są koszty reprezentacji, a w szczególności wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności, napojów (w tym także alkoholu).

Dany wydatek będzie mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że

- pozostaje w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

- nie znajduje się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

- jest właściwie udokumentowany.

- Ze względu na to, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu „reprezentacja”, warto w tym zakresie posłużyć się wykładnią językową zawartą w Uniwersalnym Słowniku Języka Polskiego, zgodnie z którą przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” + wyjaśnia Elżbieta Węcławik z Tax Care.

Oznacza to, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów przedsiębiorcy lub osoby trzeciej, w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku przedsiębiorcy, w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Można zatem przyjąć, że wydatki o charakterze reprezentacyjnym to koszty, ponoszone w celu wykreowania pozytywnego wizerunku, podkreślenie zasobności, jak i profesjonalizmu przedsiębiorcy. Ich nie można zaliczyć do kosztów podatkowych.

- By bezpiecznie zaliczyć wyjazd do kosztów uzyskania przychodu, pomocna będzie dokumentacja obejmująca np. szczegółowy program szkolenia, cele szkolenia – mówi Dorota Kępka, księgowa z Tax Care. - Ważne jest by zachować odpowiednie proporcje przy planowaniu czasu przeznaczonego na zajęcia szkoleniowe i czasu wolnego, a także by godziny przeznaczone na zajęcia merytoryczne pozwalały na zrealizowanie programu szkolenia.

kar