Archiwizacja dokumentów: poradnik dla firmy
Archiwizacja dokumentów to bardzo ważna część zarządzania bazą danych w przedsiębiorstwie. Zbyt mała wiedza dotycząca tematów związanych z archiwizacją, również jeśli chodzi o zlecanie tej czynności zewnętrznym usługodawcom, może w przyszłości być przyczyną poważnych problemów. Poniższy poradnik zawiera wszystko, co powinieneś wiedzieć na ten temat.
Na czym polega archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów to przede wszystkim bezpieczne przechowywanie dokumentów papierowych (przez dłuższy czas) na dowolnym nośniku danych (dysku twardym, pendrive, płytach CD i DVD, chmurze itp.). Dane te można ewentualnie później wykorzystać, ale należy pamiętać, że zgodnie z prawem powinny być przechowywane przez określony czas.
Warto zaznaczyć, że po zarchiwizowaniu można wykorzystać odpowiednie dokumenty. Wszelkie istotne dane powinny być w każdej sytuacji łatwo dostępne od ręki.
Znaczenie efektywnej archiwizacji dokumentów
Odpowiednia archiwizacja dokumentów jest wyjątkowo istotna dla procesu zarządzania informacjami. Dzięki niej firma ma odpowiednią kontrolę nad komunikacją i zarządzaniem danymi.
Dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo będzie wraz ze swoją ekspansją generować coraz więcej dokumentów i danych. Należy nimi dokładnie i ostrożnie zarządzać oraz monitorować je, tak aby mogły być odpowiednio wykorzystane. W przedsiębiorstwie z niewłaściwym systemem archiwizacji dokumentów kwestia ta może być niezwykle problematyczna.
Dokumenty, które nie są archiwizowane, są trudniejsze do znalezienia, ochrony i odpowiedniego udostępnienia, jeżeli są przechowywane w środowisku lokalnym, na przykład na laptopach pracowników, przez co będą niedostępne dla innych użytkowników. W konsekwencji może to mieć zły wpływ na wydajność firmy.
Korzyści z archiwizacji
Korzyści wynikające z archiwizacji dokumentów w firmie to na przykład:
-
ochrona przed ryzykiem straty dokumentów i danych: dokumenty, które nie zostały zarchiwizowane, można nawet stracić na zawsze. Prawdopodobieństwo, że któryś z pracowników przypadkowo usunie lub zgubi plik, są małe, ale jednak są. Digitalizacja oraz archiwizacja pozwala pracownikom samodzielnie i szybko odzyskać dane z kopii zapasowych;
-
wymogi prawne: archiwizacja dokumentów jest istotna również ze względów prawnych. Wiele przedsiębiorstw przypadkowo pozbywa się dokumentów, które według prawa powinny zostać zachowane. Dobry system archiwizacji zagwarantuje przestrzeganie wymagań specyficznych dla poszczególnych branż. Organy ochrony danych mogą nałożyć dużą karę na firmę, która bagatelizuje to zagadnienie.
Podsumowanie
Lekceważenie archiwizacji firmowych dokumentów na pewno nie przyniesie korzyści, za to może spowodować duże straty. W związku z tym trzeba mieć to na uwadze i w miarę możliwości skorzystać z usług z rzetelnej i doświadczonej firmy outsourcingowej, takiej jak Pika, która specjalizujące się w bezpiecznym oraz profesjonalnym archiwizowaniu i digitalizacji dokumentów.
Artykuł partnera
