Nowoczesny system workflow – trzy wymiary automatyzacji obiegów pracy

System workflow i jego rola we współczesnej organizacji

System workflow to dedykowane narzędzie IT, którego podstawową rolą jest uporządkowanie i automatyzacja procesów biznesowych (BPA). Wdrożenie oprogramowania tej klasy pozwala przenieść powtarzalne zadania do środowiska cyfrowego, gdzie realizowane są one w formie uporządkowanej sekwencji oraz z odpowiedzialnością przypisaną do konkretnych użytkowników uczestniczących w procesie. Taką automatyzację można rozpatrywać w trzech podstawowych:

• projektowym,

• funkcjonalnym

• analitycznym.

Wymiar projektowy – uproszczone projektowanie obiegów

Ważną cechą nowoczesnych systemów workflow jest uproszczenie sposobu projektowania i modyfikacji obiegów pracy. Wiele współczesnych narzędzi pozwala tworzyć je w interfejsie graficznym (GUI), gdzie sekwencje i poszczególne etapy odwzorowane są w formie diagramów. Projektowanie poszczególnych kroków i ścieżki automatyzacji w takim środowisku staje się prostsze i dostępne dla osób bez kompetencji programistycznych. W niektórych przypadkach obieg można zaprojektować z poziomu aplikacji mobilnej.

Wykorzystując tego rodzaju oprogramowanie, organizacja nie musi budować osobnego działu IT czy każdorazowo angażować zewnętrznego wykonawcy do obsługi narzędzia. Po odpowiednim przeszkoleniu z systemu workflow mogą korzystać pracownicy odpowiedzialni za realizację i koordynację poszczególnych procesów, np. specjaliści działów administracyjnych, finansowych, HR czy logistyki. To szczególnie istotne w przedsiębiorstwach, gdzie procedury trzeba często modyfikować ze względu na nowe regulacje (np. w sektorze administracji, finansów lub prawa).

Wymiar funkcjonalny – poprawa wydajności

Automatyzacja powtarzalnych działań przekłada się na ograniczenie liczby czynności wykonywanych ręcznie przez pracowników, porządkuje przepływ zadań oraz informacji, pozwala jasno określić odpowiedzialność za poszczególne etapy realizacji zadań. Zmniejsza też ryzyko pomyłek, opóźnień czy utraty danych. W tym kontekście pomocne okazują się takie funkcje jak automatyczne przekazywanie zadań między pracownikami, wysyłanie powiadomień o nowych czynnościach oraz kontrola terminów realizacji.

System workflow sprawia, że procesy przebiegają płynniej, a osoby uczestniczące w ich realizacji mają stały dostęp do danych. W wielu przypadkach możliwa jest integracja oprogramowania z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie. Taka synergia:

• ogranicza konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych,

• przekłada się pozytywnie na tempo pracy oraz jej przewidywalność,

• daje większą kontrolę nad planowaniem i przebiegiem procesów operacyjnych.

Wymiar analityczny – raportowanie i weryfikacja efektywności

Monitorowanie obiegów pracy w środowisku cyfrowym jest zdecydowanie łatwiejsze. Każdy etap realizacji zadania pozostawia w systemie ślad w postaci danych, co pozwala na bieżąco śledzić przebieg procesów i identyfikować obszary wymagające poprawy. W ten sposób łatwo zidentyfikować wąskie gardła lub działania, które należałoby rozbudować o kolejną automatyzację, wykluczyć czy zmodyfikować ich charakter.

W nowoczesnych systemach workflow dane prezentowane są często w postaci dashboardów lub przejrzystych raportów. Taka forma ułatwia analizę danych, pozwala szybko ocenić sytuację i reagować na problemy, bazując na konkretnych informacjach, a nie intuicji. Taka rzetelna analiza faktów jest jednym z fundamentów budowania rynkowej przewagi – szczególnie w stosunku do firm, które z jakichś powodów wciąż stronią od rozwiązań pomagających zautomatyzować procesy biznesowe.