Jak przygotować swoją firmę na wdrożenie systemu ERP

Co chcemy osiągnąć za pomocą ERP? Zdefiniuj swoje wymagania i monitoruj wskaźniki

Wdrożenie systemu ERP to w wielu przypadkach jedno z najważniejszych zdarzeń w roku finansowym przedsiębiorstwa, które zdecydowało się na wprowadzenie efektywnej technologii wspierającej zarządzanie zasobami w firmie. Jednak wprowadzenie systemu ERP dla samej idei wprowadzenia tej technologii nie zawsze ma sens. Dlaczego wprowadzamy ERP? Jaki jest tego cel? Czego oczekujemy od narzędzia, które w teorii wprowadzi nową jakość realizacji procesów biznesowych?

Z góry możemy założyć, że każda firma działająca na rynku zdaje sobie sprawę z własnych słabości, ograniczeń i problemów wewnętrznych, które hamują dalszy rozwój. To między innymi konkretne wskaźniki stanowią punkt zapalny do inicjatywy wdrożenia systemu ERP. By jednak w pełni wykorzystać potencjał narzędzia, jeszcze przed uruchomieniem technologii zdefiniujmy początkowe wymagania i na bieżąco kontrolujmy, czy ERP w praktyce niweluje nasze problemy związane z zarządzaniem organizacją. 

Stwórz kompleksowy harmonogram procesu wdrożenia ERP 

Wdrożenie systemu ERP to w wielu przypadkach jedno z najważniejszych zdarzeń w roku finansowym przedsiębiorstwa, które zdecydowało się na wprowadzenie efektywnej technologii wspierającej zarządzanie zasobami w firmie. Jednak wprowadzenie systemu ERP dla samej idei wprowadzenia tej technologii nie zawsze ma sens. Dlaczego wprowadzamy ERP? Jaki jest tego cel? Czego oczekujemy od narzędzia, które w teorii wprowadzi nową jakość realizacji procesów biznesowych?

Z góry możemy założyć, że każda firma działająca na rynku zdaje sobie sprawę z własnych słabości, ograniczeń i problemów wewnętrznych, które hamują dalszy rozwój. To między innymi konkretne wskaźniki stanowią punkt zapalny do inicjatywy wdrożenia systemu ERP. By jednak w pełni wykorzystać potencjał narzędzia, jeszcze przed uruchomieniem technologii zdefiniujmy początkowe wymagania i na bieżąco kontrolujmy, czy ERP w praktyce niweluje nasze problemy związane z zarządzaniem organizacją. 

Znajdź wdrożeniowców, którzy nadają na tych samych falach co nasza firma

Firma wdrożeniowa to połowa sukcesu procesu bezinwazyjnego wprowadzania tak dużej zmiany w szeregach firmy, jaką jest system ERP. Zespół wdrożeniowców odpowiada za zaimplementowanie wszystkich komponentów systemu i odpowiednie zgranie ich z procesami biznesowymi funkcjonującymi w firmie. Niejednokrotnie zdarza się, że proces wdrażania ERP wymaga także integracji nowego systemu z innymi, dotychczas wykorzystywanymi systemami w organizacji. Jak zatem znaleźć firmę, która spełni nasze oczekiwania względem szybkiego zaimplementowania nowej technologii?

Przede wszystkim bazujemy na doświadczeniu i opiniach innych klientów, którzy korzystali z usług usługodawcy. Czy proces przebiegł zgodnie z harmonogramem? Czy zespół wdrożeniowy współpracował z osobami zaangażowanymi po stronie klienta w sposób niebudzący żadnych wątpliwości? Czy ERP od pierwszego dnia działał w sposób zamierzony? To wiele pytań, na które musimy sobie odpowiedzieć jeszcze zanim zdecydujemy się na zatrudnienie konkretnej firmy. Dobrą praktyką jest szukanie takiej firmy, która zna specyfikę naszej branży, miała dotychczas z nią do czynienia i doskonale wie, czego może się spodziewać po procesie wdrożenia ERP. 

Nie zapominaj o zaangażowaniu pracowników w projekt wdrożenia ERP

Ostatnia, ale nie mniej ważna kwestia przy planowaniu wdrożenia tak ogromnej zmiany, jaką jest system zarządzania zasobami to zaangażowanie pracowników, którzy w największym stopniu będą odczuwać zmianę w swoich codziennych obowiązkach. Już na kilka miesięcy przed zmianą warto komunikować o tym, co zmieni się w firmie, jak wpłynie to na realizację procesów i co ważne - jakie korzyści  z tego tytułu przysługują pracownikom.

Przekonanie pracowników do aprobowania zmiany stanowi klucz do sukcesu wdrażania nowych, innowacyjnych technologii. W kolejnym kroku warto wyselekcjonować grupę roboczą kilku osób - zarówno szeregowych pracowników, jak i kierowników, by stworzyć podwaliny pod efektywny proces wdrażania. Grupa ta ma za zadanie wspierać zewnętrzny zespół wdrożeniowy, podpowiadać im, wspierać i koordynować integrację narzędzia z procesami realizowanymi w firmie. Zachowanie odpowiedniego harmonogramu prac i odpowiednie zaangażowanie kadry pracowniczej z pewnością zagwarantuje całkowity sukces wdrożenia ERP w firmie.