Jak wybrać najlepsze oprogramowanie

1. Jasno określone cele to podstawa

Najpierw należy określić celów i priorytetów biznesowych firmy oraz dobranie do nich typu oprogramowania, który pozwoli te cele zrealizować. Podstawą ich wyznaczenia jest znajomość możliwości przedsiębiorstwa i jego słabych punktów. Ważna jest również znajomość rynku, skali zapotrzebowania na usługę czy produkt, jaki oferuje firma oraz możliwość jej rozbudowania.

Analizę taką, zwłaszcza szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, warto powierzyć grupie niezależnych ekspertów. Zespół ten będzie odpowiedzialny za wybór oprogramowania oraz jego wdrożenie.

2. Wielkość ma znaczenie

Po zawężeniu obszaru poszukiwań oprogramowania do konkretnego typu, należy ustalić, jakie funkcje ma spełniać. Może to być np. gromadzenie danych, lub połączenie wielu zadań, jak gromadzenie danych, analiza i raportowanie operacyjne lub zarządcze. W tym przypadku należy poszukać takiego oprogramowania, które poradzi sobie z nimi wszystkimi. Drugą kwestią jest liczebność użytkowników oprogramowania. Tzn. ile stanowisk będzie wyposażonych w system. Od tego zazwyczaj również uzależniona jest cena za licencję na oprogramowanie.

Jeśli zależy nam na przyspieszeniu obiegu informacji w przedsiębiorstwie i wyeliminowaniu błędów w tworzonych do tej pory raportach, będzie potrzebne oprogramowanie klasy Business Intelligence (BI). W takim przypadku należy wybrać rodzaj oprogramowania, który będzie odpowiadał ilości użytkowników systemu i danych, jakie będzie przechowywał.

W sytuacji, gdy chcemy zoptymalizować zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa, należy wybrać taki system EAM, który będzie odpowiadał wielkości przedsiębiorstwa i rodzajowi zasobów, jakimi dysponuje. W zależności czy firma posiada wiele nieruchomości, czy może dużą flotę samochodów, funkcjonalności systemu będą się różnić. Uzależnione są również od wielkości i stopnia skomplikowania struktury przedsiębiorstwa.

3. Cena nie powinna decydować

W przypadku wyboru oprogramowania cena nie może być najistotniejszym kryterium.

Tańsze oprogramowanie przynosi oszczędności jedynie w momencie zakupu. Zazwyczaj podczas jego użytkowania okazuje się, że ma ograniczone funkcjonalności i albo część prac wykonamy ręcznie, albo porzucimy korzystanie z oprogramowania i wrócimy do starych metod. Z kolei droższe oprogramowanie zapewne będzie posiadało wszystkie potrzebne nam funkcjonalności, ale poza nimi wiele innych, z których nie będziemy szybko korzystać. Dlatego część wydatków pójdzie na marne.

4. Oprogramowanie i co jeszcze?

Oferta dobrego dostawcy oprogramowania nie kończy się na samym systemie i licencji. Ważna jest pomoc przy wdrożeniu, opieka ze strony dostawcy oraz dobra współpraca z serwisem. W sytuacjach, gdy rozwiązania typowe nie dają się zastosować lub zaspokajają jedynie część potrzeb, cenna staje się elastyczność dostawcy. Firmy, które same tworzą oprogramowanie mogą stworzyć system odpowiadający indywidualnym potrzebom klienta. Warto również zwrócić uwagę, czy dostawca jest w stanie wprowadzać zmiany do oprogramowania i jak szybko. Zdarza się często potrzeba dostosowania go do zmian w prawie lub nowej sytuacji w organizacji, np. rozbudowania jej o dodatkową gałąź działalności.

Istotną kwestią jest również jakie dodatkowe koszty wiążą się z wprowadzeniem nowego oprogramowania. Cena samego oprogramowania to zaledwie kilkanaście procent wszystkich kosztów. Licencje, dodatkowy sprzęt, szkolenia pracowników oraz ich udział w pracach wdrożeniowych to elementy, bez których wdrożenie i późniejsze osiągnięcie celów biznesowych nie ma szans powodzenia. A przecież ponosimy te koszty tylko po to, aby osiągnięć te właśnie cele.

5. Zakup oprogramowania to nie koniec

Zakup oprogramowania nie jest ostatnim etapem na drodze do celu. W tym momencie istotne jest właściwe przeprowadzenie wdrożenia, podczas którego firma powinna egzekwować wszelkie zapisy umowy z dostawcą, ale być elastycznym.

- Od pomysłu na zakup nowego oprogramowania do jego użytkowania jest długa droga, ale im lepiej przyłożymy się do właściwego wyboru systemu, tym mniej problemów pojawi się później – radzi Maciej Majewski , prezes Pentacomp Systemy Informatyczne S.A.

Opr. kar