Porównanie oprogramowania do zarządzania projektami: jak wybrać system idealnie dostosowany do potrzeb nowoczesnej firmy?

Zarządzanie projektami w firmie - największe wyzwania

Każdy projekt realizowany w firmie, bez względu na branże i skalę działania charakteryzuje się nadrzędnym celem - spełnieniem oczekiwań klienta. W idealnym scenariuszu projekt zostanie dodatkowo zrealizowany w przewidzianym czasie i budżecie - wtedy możemy mówić o całkowitym sukcesie.

Niestety na drodze do tego sukcesu czeka nas wiele wyzwań - zarówno logistycznych, organizacyjnych, jak i technologicznych. Na niekorzyść, paradoksalnie wpłynąć może także rozwój firmy i angażowanie zespołu w kolejne projekty. Efekt? Chaos, problemy z koordynacją projektów, przepływem informacji w firmie, a także trudności z zarządzaniem zadaniami i czasem zespołu. To moment, w którym firma powinna wdrożyć nowe rozwiązanie w zakresie zarządzania projektami - oprogramowanie, które zintegruje ze sobą wszystkie obszary projektów - od harmonogramu, przez budżet, postęp prac, aż po przestrzeń do komunikacji i współdzielenia zasobami. Pozostaje tylko pytanie - jak wybrać system do zarządzania projektami, który spełni nasze oczekiwania? 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu zarządzania projektami?

Czym powinien charakteryzować się dobry program do zarządzania projektami? Przede wszystkim bogatą funkcjonalnością ułatwiającą zarządzanie licznymi projektami w organizacji. Dzisiaj funkcje te często wspierane są przez moduły automatyzujące pracę, dzięki czemu każda karta projektu uwzględni wszystkie niezbędne dane - od członków zespołu, ich alokacji w poszczególne zadania, przez ryzyka, ścieżkę akceptacji, niezbędne materiały, aż po automatyczne funkcje przeglądu projektu. Funkcje te zapewniane są przez FlexiProject, który świetnie sprawdza się zarówno w małych projektach, jak i wielowymiarowych zadaniach realizowanych przez liczną grupę projektową. 

Istotne jest, by program do zarządzania projektami, przy swoim bogactwie funkcji był relatywnie prosty do wdrożenia i łatwy w obsłudze dla członków zespołu. Sam proces implementacji rozwiązania nie powinien sparaliżować firmy i powinien trwać nie dłużej niż kilka dni. Intuicyjność systemu z kolei pozwoli na szybkie poznanie najważniejszych funkcji i korzystanie z dobrodziejstwa programu już kilka chwil po udostępnieniu dla użytkowników. 

Systemy do zarządzania projektami powinny być przy okazji elastyczne pod kątem specyficznych procesów realizowanych przez daną organizacją. Dzięki temu to system dopasuje się do naszych potrzeb, zapewniając maksymalną efektywność kierowania projektami.

Dodatkowe funkcje oprogramowania do zarządzania projektami - to może się przydać!

Oprogramowanie do zarządzania projektami to nie tylko funkcje, które wspierają w procesie koordynacji kilku projektów jednocześnie. Dzisiaj, w dobie rosnących wymagań, projektanci rozwiązań klasy project management zwracają uwagę również na inne, przydatne dodatki, które stanowić będą wartość dodaną dla organizacji.

Przede wszystkim przypisywanie zadań do konkretnych członków zespołu. Choć wiele firm traktuje tę funkcjonalność za podstawową, nie zawsze przy okazji będziemy w stanie prześledzić poziom zaangażowania każdego specjalisty w dany projekt. To przydatna funkcjonalność dostępna w systemie FlexiProject, która pozwoli przeanalizować wolumen pracy delegowany konkretnym pracownikom. Dzięki temu dodatkowi zarządzanie projektem pod kątem monitorowania postępu będzie znacznie łatwiejsze.

Na koniec wspomnijmy jeszcze o wbudowanym czacie. To bezcenne narzędzie, które ułatwi przepływ informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w projekt. Komunikator, wzbogacony o funkcję wysyłania załączników sprawi, że cały zespół będzie zawsze na bieżąco z postępami pracy - a to przecież w sprawnym zarządzaniu projektami chodzi przede wszystkim.

 Artykuł partnera