Pracownik ds. obsługi kancelaryjnej (biurowej)

Zdjęcie ilustracyjne. Fot. pixabay/CC0

Dyrektor

Podkarpackiego Zespołu Placówek Wojewódzkich W Rzeszowie

ogłasza nabór wa wolne stanowisko urzędnicze

W Podkarpackim Zespole Placówek Wojewódzkich W Rzeszowie

Ul. Romana Niedzielskiego 2, 35-036 Rzeszów

1. Pracodawca:Podkarpacki Zespół Placówek Wojewódzkich w Rzeszowie, ul. Romana Niedzielskiego 2, 35-036 Rzeszów.

2. Miejsce wykonywania pracy: Podkarpacki Zespół Placówek Wojewódzkich w Rzeszowie, ul. Romana Niedzielskiego 2, 35-036 Rzeszów.

3. Stanowisko: Specjalista, Dział Administracyjny.

4. Na danym stanowisku może zostać zatrudniona osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego: NIE

5. Opis stanowiska - do głównych zadań pracownika będzie należało wykonywanie następujących obowiązków:

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:

1. Prowadzenie obsługi kancelaryjnej jednostki zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną oraz procedurami wewnętrznymi.

2. Przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie, skanowanie i przekazywanie korespondencji wpływającej do właściwych komórek organizacyjnych.

3. Obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej w formie tradycyjnej oraz elektronicznej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, ePUAP i e-Doręczeń.

4. Prowadzenie rejestrów kancelaryjnych, w tym rejestru przesyłek wpływających, rejestru korespondencji wychodzącej oraz składu chronologicznego.

5. Uzupełnianie metadanych dokumentów w systemach elektronicznego obiegu dokumentów.

6. Koordynowanie przepływu dokumentacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi, oddziałami i filiami jednostki.

7. Obsługa przesyłek pocztowych i kurierskich, w tym nadawanie listów i paczek, prowadzenie dokumentacji nadawczej oraz sporządzanie pocztowej książki nadawczej (PKN).

8. Przyjmowanie zwrotnych potwierdzeń odbioru, obsługa zwrotów korespondencji oraz odbiorów osobistych dokumentacji.

9. Obsługa dokumentów i kartonów w składach chronologicznych i archiwizacyjnych oraz archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

10. Rozliczanie usług pocztowych i kurierskich oraz opisywanie faktur związanych z realizowanymi zadaniami.

11. Przygotowywanie wniosków o udzielenie zamówień publicznych w zakresie wykonywanych obowiązków.

12. Dokonywanie zakupów artykułów i materiałów niezbędnych do funkcjonowania sekretariatu zgodnie z regulacjami wewnętrznymi.

13. Współpraca z dostawcami usług zewnętrznych oraz operatorami pocztowymi i kurierskimi.

14. Sporządzanie pism, zestawień, notatek i innych dokumentów na polecenie przełożonych.

15. Wysyłka obowiązkowych egzemplarzy wydawnictw jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami.

16. Obsługa i bieżące utrzymanie urządzeń biurowych oraz wyposażenia pozostającego w dyspozycji stanowiska.

17. Utrzymanie porządku i właściwego stanu wyposażenia w przestrzeni administracyjno-biurowej, w tym obsługa zaplecza socjalnego zgodnie z przyjętymi standardami organizacyjnymi.

18. Udzielanie wsparcia administracyjnego innym komórkom organizacyjnym w zakresie powierzonych kompetencji.

19. Drukowanie, ewidencjonowanie oraz rejestrowanie delegacji służbowych zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi.

20. Zamawiania pieczęci i pieczątek służbowych, prowadzeniem ich ewidencji i rejestru oraz organizacją procesu ich wycofywania i likwidacji zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi.

21. Wykonywanie innych poleceń służbowych zleconych przez przełożonych pozostających w związku z zajmowanym stanowiskiem.

6. Warunki pracy na danym stanowisku:

• zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy,

• miejsce pracy – Rzeszów, ul. Niedzielskiego 2,

• praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie, obsługa komputera, drukarki i innych narzędzi informatycznych,

• w budynku, w którym zlokalizowane jest stanowisko pracy istnieje podjazd dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich i toaleta przystosowana dla osób niepełnosprawnych, budynek jest wyposażony w windę (dostęp windą tylko do części pomieszczeń), stanowisko pracy znajduje się na parterze,

• pracownik podejmujący po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, w rozumieniu przepisów art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych obowiązany jest odbyć służbę przygotowawczą, o której mowa w art. 19 ww. ustawy

7. W poprzednim miesiącu wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosił mniej niż 6 %.

8. Niezbędne wymagania:

• obywatelstwo polskie,

• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,

• osoba nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,

• nieposzlakowana opinia,

• wymagane wykształcenie: średnie ogólne i minimum 3 - letni staż pracy lub wyższe o specjalności umożliwiającej wykonywanie zadań na zajmowanym stanowisku.

9. Wymagania dodatkowe:

• doświadczenie w obsłudze sekretariatu,

• umiejętność obsługi komputera i urządzeń peryferyjnych (skaner, drukarka),

• doświadczenie w obsłudze programów i aplikacji (Microsoft Office, Microsoft Excel),

• umiejętność sprawnej organizacji pracy i pracy w zespole,

• komunikatywność,

• dokładność i skrupulatność w wykonywaniu zadań,

• bardzo dobra organizacja pracy własnej na tym stanowisku,

• wysoki poziom kultury osobistej.

10.Wymagane dokumenty:

• list motywacyjny;

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

• kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie;

• kserokopie innych dokumentów o posiadanych kwalifikacjach, uprawnieniach i umiejętnościach;

• kserokopie dokumentów potwierdzających staż pracy (świadectwa pracy, aktualne zaświadczenia);

• kserokopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność (jeżeli kandydat chce skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych);

• oświadczenie kandydata o posiadanym obywatelstwie polskim;

• oświadczenie kandydata, że ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;

• oświadczenie kandydata, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;

• oświadczenie kandydata, że kandydat posiada nieposzlakowana opinię

• oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych w Podkarpackim Zespole Placówek Wojewódzkich w Rzeszowie.

11.Postanowienia końcowe:

1) Oferty należy składać lub przesyłać w terminie do: 18.08.2026 r., do godz. 15:00
na adres: Podkarpacki Zespół Placówek Wojewódzkich w Rzeszowie, ul. Romana Niedzielskiego 2, 35-036 Rzeszów w zamkniętych kopertach z dopiskiem : „Nabór
na wolne stanowisko urzędnicze Specjalista w Dziale Administracyjnym”.Szczegółowe informacje można uzyskać dzwoniąc pod numer telefonu 17 85 340 97 wew. 37 lub pisząc pod adres email: kadry@pzpw.pl

2) O zakwalifikowaniu do kolejnych etapów naboru albo odrzuceniu aplikacji kandydaci będą powiadomieni pocztą tradycyjną, elektroniczną (e-mail) lub telefonicznie.

3) Dokumenty składane w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.

4) Oferty, które wpłyną niekompletne lub po wyżej wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

12. Ochrona danych osobowych:

Administrator: Podkarpacki Zespół Placówek Wojewódzkich w Rzeszowie. Kontakt:
ul. Romana Niedzielskiego 2, 35-036 Rzeszów, e-mail: biuro@pzpw.pl. Inspektor ochrony danych osobowych: iod@pzpw.pl. Cel: Prowadzenie rekrutacji na wybrane stanowisko lub stanowiska pracy. Przysługujące prawa: prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia swoich danych (na których przetwarzanie wyraziliście Państwo zgodę) do innego administratora. Posiadacie Państwo także prawo
do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznacie,
że wykorzystujemy informacje dotyczące Państwa osoby z naruszeniem przepisów prawa.

Macie Państwo także prawo wycofania zgody na wykorzystanie danych osobowych w procesie rekrutacji, w zakresie danych udostępnionych dobrowolnie, które nie działa jednak wstecz - oznacza to, że wywołuje skutek począwszy od momentu w którym zostało przekazane
do wiadomości Administratora. Fakt wycofania zgody pozostaje zatem bez wpływu na zgodność z prawem tego przetwarzania, którego dokonano przed momentem wycofania udzielonej wcześniej zgody.

Z prawa do sprzeciwu można skorzystać w dowolnym momencie. Uznanie sprzeciwu skutkuje usunięciem danych osobowych. Sprzeciw uwzględnimy tylko w wyjątkowych przypadkach,
z uwagi na Państwa szczególną sytuację. Proszę uzasadnić sprzeciw, aby zwiększyć szanse
na jego uwzględnienie.

Polityka prywatności: www.pcen.pl lub https://pzpw.bip.gov.pl/ zakładce „Ochrona danych osobowych”

13. Załączniki do ogłoszenia:

• kwestionariusz osobowy,

• oświadczenie o posiadanym obywatelstwie,

• oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych,

• oświadczenie kandydata, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,

• oświadczenie, że kandydat posiada nieposzlakowaną opinię,

• oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących w PZPW w Rzeszowie.