Archiwizacja dokumentów firmowych w Krakowie - poznaj dwa modele przechowywania akt

Fot. materiały prasowe

Pierwszy wiąże się z profesjonalną archiwizacją dokumentów w siedzibie Twojej organizacji, a drugi dotyczy korzystania z usług zewnętrznego archiwum.

Archiwizacja dokumentów Kraków, czyli kompleksowe porządkowanie akt

Archiwizacja dokumentów polega na porządkowaniu i przygotowywaniu akt do bezpiecznego przechowywania. Specjalistyczne firmy zajmują się tym kompleksowo, a więc zapewniają zarówno kwalifikację dokumentów, jak i ich digitalizację. Wzorcowy proces archiwizacji dokumentów w Krakowie realizuje firma EkoAkta. Opiera ona swoją usługę na kilku niezbędnych etapach. Zaliczyć można do nich:

• Kwalifikację akt, a więc określenie tego, które dokumenty zaliczają się do kategorii A (trwałego przechowywania) i kategorii B (czasowego przechowywania).
• Opracowanie dokumentacji, czyli przyporządkowanie akt wedle grup rzeczowych. Ważne jest także ułożenie dokumentów w porządku chronologicznym i tematycznym w segregatorach, teczkach czy pudełkach.
• Oznaczenie akt polegające na nanoszeniu na teczkach i pudełkach nazw komórek organizacyjnych, tytułów oraz znaków akt. Dzięki temu w późniejszym czasie łatwo można odnaleźć konkretne dokumenty.
• Nadanie topografii aktom, za co uważa się stworzenie systemu lokalizacji dokumentów w archiwum klienta.
• Spakowanie akt do pudeł archiwizacyjnych i nadanie im terminów przechowywania.

Warto wspomnieć również o brakowaniu dokumentów. Przeterminowane akta przeznaczone są do utylizacji w zgodzie z normą DIN 66399, która określa wymogi w zakresie bezpiecznego niszczenia wszystkich rodzajów nośników danych, od kartek począwszy, na dyskach twardych kończąc.

Do kogo skierowana jest archiwizacja dokumentów Kraków?

Usługa przeznaczona jest dla firm, które mają duże zbiory dokumentów wymagających uporządkowania i chcą zmniejszyć koszty przechowywania akt w Krakowie. Oczywiście profesjonalna archiwizacja jest również wykorzystywana przez organizacje chcące ograniczyć ryzyko naruszenia RODO. Jeśli potrzebujesz systemu przechowywania dokumentów, który będzie zgodny z przepisami, zgłoś się do firmy EkoAkta.

Przechowywanie akt Kraków w specjalistycznym archiwum zewnętrznym

Nie każda firma ma jednak wystarczającą przestrzeń na to, aby bezpiecznie pomieścić rosnący zbiór dokumentów. Tym samym archiwizacja dokumentów Kraków w archiwum zewnętrznym okazuje się świetną, alternatywną opcją. Taki model przechowywania akt Kraków, to gwarancja oszczędności czasu i zasobów.

W tym przypadku nie musisz budować profesjonalnych magazynów i inwestować w nowoczesne systemy kontroli dostępu. Rezygnacja z własnego archiwum to również oszczędzanie na bardzo kosztownych systemach przeciwpożarowych i antywłamaniowych.

Jak działa archiwum zewnętrzne?

Proces przechowywania akt Kraków realizowany przez firmę EkoAkta przebiega według surowych standardów bezpieczeństwa. Najpierw pracownicy firmy dostarczają pudełka archiwizacyjne, następnie akta przewożone są do archiwum pod nadzorem konwojenta oraz z użyciem systemu GPS.

Po dostarczeniu dokumentów do zewnętrznego archiwum otrzymujesz protokół przekazania dokumentów, a akta zostają oznaczone kodem kreskowym i są wprowadzone do systemu ewidencji. Warto dodać, że wszystkie zarchiwizowane materiały trafiają do obiektu z kontrolowaną temperaturą, wilgotnością i zabezpieczeniami przeciwpożarowymi.

Co w przypadku konieczności wglądu w konkretny dokument? Na życzenie możesz uzyskać kopię dokumentów, przeglądać je na miejscu lub zamówić dowóz oryginałów do swojej firmy. Cały proces jest przy tym stale monitorowany i regularnie raportowany.

Skontaktuj się z EkoAkta i wybierz rozwiązanie najlepsze dla Twojej firmy.

Artykuł partnera