Elektroniczny obieg faktur - szybciej, prościej i bez błędów

To rozwiązanie, które nie tylko eliminuje papier, ale przede wszystkim pozwala firmie działać szybciej, bezpieczniej i zgodnie z wymogami prawa - w tym z obowiązkowym KSeF.

Czym jest elektroniczny obieg faktur w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów faktur to proces, w którym faktury, zarówno kosztowe, jak i sprzedażowe, są w całości przetwarzane cyfrowo. Od momentu ich wpływu do firmy, przez weryfikację, opis i akceptację, aż po zaksięgowanie i archiwizację.

System automatycznie rozpoznaje dane z faktur (np. NIP, kwotę, numer, datę płatności), przypisuje je do kontrahentów, a następnie przekazuje do odpowiednich osób zgodnie z ustalonym schematem akceptacji. Dzięki temu eliminowane są opóźnienia, a każda faktura ma swoją cyfrową historię i status w czasie rzeczywistym.

Elektroniczny obieg faktur w firmie to nie tylko wygoda - to realna kontrola nad finansami i bezpieczeństwo danych. Dokumenty są przechowywane w jednym miejscu, dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób, co minimalizuje ryzyko błędów i nadużyć.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów faktur?

System automatyzuje większość czynności, które dotychczas wykonywano ręcznie. W praktyce oznacza to, że:

• e-faktury są automatycznie importowane z poczty, systemu KSeF lub platform zakupowych,

• oprogramowanie rozpoznaje dane z plików PDF i XML (dzięki technologii OCR),

• faktury są przypisywane do kontrahentów i projektów,

• dokumenty trafiają do właściwych osób - księgowych, kierowników lub dyrektorów - według ustalonej ścieżki akceptacji,

• po zatwierdzeniu są przekazywane do systemu finansowo-księgowego, a następnie archiwizowane zgodnie z polityką firmy. Takie zarządzanie fakturami pozwala oszczędzić nawet 60-70% czasu w porównaniu z tradycyjnym obiegiem papierowym.

Co więcej, każdy etap procesu jest monitorowany, dzięki czemu można błyskawicznie sprawdzić status dokumentu, historię decyzji i zaplanowane płatności.

Dodatkową zaletą jest pełna zgodność z przepisami dotyczącymi rachunkowości i archiwizacji dokumentów elektronicznych - system EOD gwarantuje bezpieczeństwo, kompletność i wiarygodność danych.

Dlaczego warto wdrożyć system obiegu faktur?

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu faktur to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy - to także budowanie kultury efektywności w firmie oraz:

• redukcja kosztów administracyjnych - mniej papieru, mniej pracy ręcznej, mniej błędów,

• krótszy czas akceptacji - faktura nie utknie na biurku, system przypomina o terminach,

• pełna przejrzystość finansów - każda faktura ma status i historię,

• zgodność z prawem i KSeF,

• szybsze raportowanie i kontrola budżetów,

• bezpieczeństwo danych - tylko autoryzowani użytkownicy mają dostęp do dokumentów.

Z perspektywy zarządu i działów finansowych to rozwiązanie, które upraszcza kontrolę kosztów i poprawia płynność finansową, a jednocześnie pozwala lepiej zarządzać zobowiązaniami i terminami płatności.

Automatyzacja faktur z systemem V-Desk Primesoft Polska

Primesoft Polska, od ponad dwóch dekad specjalizująca się w cyfryzacji procesów biznesowych, oferuje kompleksowe rozwiązanie dla firm, które chcą w pełni zautomatyzować obieg faktur kosztowych i sprzedażowych.

Jej autorski system - V-Desk umożliwia szybkie wprowadzenie faktur, ich dekretację, opis merytoryczny, akceptację i przekazanie do systemu ERP. Dzięki integracji z KSeF, moduł pozwala na bezpośredni odbiór i wysyłkę e-faktur zgodnych z obowiązującym standardem.

V-Desk współpracuje również z oprogramowaniem finansowo-księgowym (m.in. SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Comarch ERP, Symfonia, Enova365), narzędziami OCR oraz systemami bankowymi. Dzięki temu procesowanie faktur odbywa się w pełnym cyklu - od wpływu dokumentu do jego rozliczenia i archiwizacji. Dodatkowo, V-Desk pozwala tworzyć raporty kosztowe, zestawienia płatności i analizy finansowe, co wspiera działy controllingu i zarząd w podejmowaniu decyzji opartych na danych.

V-Desk to nie tylko program do obiegu faktur - to kompleksowe narzędzie klasy DMS/BPM, które pozwala w pełni zautomatyzować procesy finansowo-księgowe. System może być rozbudowany o moduły do obiegu umów, wniosków zakupowych, pism czy raportów, tworząc spójny ekosystem zarządzania dokumentacją w firmie.

Dzięki możliwości integracji z podpisami elektronicznymi, platformami ePUAP czy Microsoft Power BI, V-Desk staje się centrum zarządzania procesami finansowymi i dokumentacyjnymi w jednym miejscu.

Cyfrowy obieg faktur w firmie to jeden z najprostszych, a zarazem najskuteczniejszych kroków w stronę automatyzacji finansów. Z rozwiązaniami Primesoft Polska proces fakturowania staje się szybki, bezpieczny i zgodny z przepisami - od pierwszego skanu po archiwizację w KSeF.

Artykuł partnera