W jaki sposób najoptymalniej finansowo niszczyć dokumenty firmy?
Utylizacja dokumentów firmowych pociąga za sobą koszty. Przedsiębiorcy, którzy walczą przede wszystkim o ich optymalizację, nie mogą zapominać o swoich obowiązkach ustawowych. Najtańsze metody niszczenia najczęściej nie zapewniają bezpieczeństwa danych. Stąd pytanie, jak prawidłowo niszczyć dokumenty, a jednocześnie zaoszczędzić?
Fot. materiały prasowe
Wydaje się, że niszczenie dokumentów może być bardzo tanie. W teorii wystarczy tylko zakupić biurową niszczarkę i gotowe! Sprzęt kupimy już za kilkaset złotych i przy odrobinie szczęścia posłuży nam kilka lat. Tymczasem w ten sposób nie wywiązujemy się z obowiązków w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa danych. Niszczarki biurowe tną papier na zbyt duże kawałki, przez co dane można z powodzeniem odtworzyć. Natomiast, jeśli zamierzasz zainwestować w wysokiej jakości sprzęt, to musisz przygotować się na dużo większy wydatek. Ponadto musisz dysponować miejsce do zaadaptowania tego rodzaju urządzenia. A to sprawia, że tanie niszczenie dokumentów zmienia się w spory wydatek.
Niszczenie dokumentów a optymalizacja finansowa
W biznesie dążymy do tego, aby ustawowe obowiązki realizować jak najmniejszym kosztem. Optymalizacja finansowa jest istotna, ponieważ pozwala lokować środki tam, gdzie możemy odnieść realne zyski. Nie może jednak odbywać się kosztem jakości. Pamiętaj, że choć początkowo może wydawać się, że zaoszczędzisz, finalnie te “oszczędności” mogą Cię sporo kosztować. Wystarczy przytoczyć zapis RODO, który mówi o karze finansowej rzędu nawet 20 mln euro w przypadku nieprawidłowego przetwarzania danych. A niszczenie jest właśnie elementem przetwarzania.
Jak bezpiecznie i tanio niszczyć dokumenty firmowe?
Chcąc zapewnić sobie bezpieczeństwo, a zarazem nie wydać majątku na niszczenie dokumentów, warto wybrać outsourcing. Trzeba jednak pamiętać, by nawiązać współpracę z wyspecjalizowaną firmą, która posiada renomę i duże doświadczenie.
Firma niszcząca dokumenty oferuje wsparcie w zakresie doboru najlepszej metody utylizacji, dostosowanej do specyfiki danych. Ważne, aby świadczyła także dodatkowe usługi, na przykład archiwizacji lub digitalizacji. Dzięki temu dokumenty będą w dobrych rękach, a Ty będziesz mógł skupić się na własnym biznesie. Pamiętaj jednak, aby przy wyborze firmy nie kierować się ceną oferowanych usług, a jakością świadczonych usług. Najważniejsze w kontekście przetwarzania danych jest bezpieczeństwo, koszty natomiast są na drugim miejscu.
Artykuł partnera
