Urzędnik ds. obsługi kancelaryjnej

Fot. Pixabay/CC0

Podinspektor w dziale organizacyjno-administracyjnym

Nazwa i adres jednostki:

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej

35-025 Rzeszów

ul. Jagiellońska 26

1. Wymagania niezbędne:

1. wykształcenie: wyższe,

2. staż pracy: co najmniej 2-letni staż pracy na stanowisku związanym z koordynowaniem czynności kancelaryjnych lub prowadzeniem spraw w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej,

3. obywatelstwo polskie,

4. pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych,

5. brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane
   z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,

6. nieposzlakowana opinia.

2. Wymagania dodatkowe:

1. znajomość oraz umiejętność stosowania aktów prawnych:

• ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy,

• ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego,

• znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia
  20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej,

• znajomość rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
  30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania
  z dokumentami elektronicznymi,

2. znajomość Instrukcji Kancelaryjnej i Archiwalnej Ośrodka,

3. ukończony kurs archiwalny I i II stopnia,

4. znajomość systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,

5. samodzielność i inicjatywa w działaniu, kreatywność,

6. umiejętność planowania i organizacji pracy własnej,

7. odpowiedzialność, rzetelność, dokładność, skrupulatność, systematyczność, terminowość, cierpliwość,

8. umiejętność pracy w zespole,

9. komunikatywność,

10. umiejętność pracy pod presją czasu i odporność na stres,

11. wysoka kultura osobista, myślenie analityczne,

12. umiejętność prowadzenia szkoleń, dzielenia się wiedzą,

13. biegła znajomość obsługi komputera,

14. znajomość obsługi sprzętu biurowego.

2. Do zakresu obowiązków wykonywanych na stanowisku będzie należało w szczególności:

1. nadzorowanie wdrożenia i prawidłowego funkcjonowania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Ośrodku,

2. inicjowanie działań zapewniających rozwój elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w Ośrodku,

3. koordynowanie i bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwej rejestracji spraw i prowadzenia akt spraw oraz prowadzenie instruktaży w tym zakresie,

4. koordynowanie i nadzorowanie prawidłowego stosowania zasad obiegu dokumentów w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją i współpraca w tym zakresie z pracownikami,

5. wspieranie komórek organizacyjnych w prowadzeniu spraw w EZD, między innymi nadzorowanie prawidłowego przygotowania spraw do archiwizacji,

6. przygotowywanie i aktualizacja materiałów informacyjnych dotyczących EZD
   oraz prowadzenie instruktaży w tym zakresie,

7. prowadzenie szkoleń i instruktaży dla pracowników z obsługi systemu EZD
   oraz wspieranie użytkowników w pracy w systemie,

8. prowadzenie działań doradczych, instruktażowych i szkoleniowych w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt oraz wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw,

9. współpraca z komórką odpowiedzialną za administrowanie techniczne systemem EZD w celu wprowadzenia i doskonalenia narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie dokumentacją,

10. informowanie Dyrektora MOPS o istotnych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw,

11. opiniowanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych pod względem zgodności
    z przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi,

12. współpraca z koordynatorami z poszczególnych komórek merytorycznych
    i prowadzenie uzgodnień w celu ujednolicenia sposobu postępowania z dokumentacją
    w poszczególnych komórkach organizacyjnych,

13. bieżąca współpraca z pracownikami archiwum zakładowego i administratorami EZD,

14. uczestniczenie w tworzeniu, zmianie i aktualizacji normatywów archiwalno-kancelaryjnych oraz opracowywanie wewnętrznych regulacji związanych
    z zarządzaniem i archiwizacją dokumentacji,

15. prowadzenie kontroli w zakresie właściwego gromadzenia akt spraw oraz poprawnego wykonywania czynności kancelaryjnych przez pracowników Ośrodka w systemie tradycyjnym oraz w systemie EZD,

16. uczestniczenie w kontrolach i audytach realizowanych przez organy zewnętrzne
    oraz analizowanie ustaleń i realizacja zaleceń kontrolnych,

17. archiwizacja dokumentacji dla prowadzonych na stanowisku spraw.

2. Informacje o warunkach pracy na stanowisku:

1. umowa o pracę na czas określony planowana od miesiąca czerwca 2024 r.,

2. pełny wymiar czasu pracy,

3. miejsce wykonywania pracy: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Rzeszowie,
   ul. Jagiellońska 26,

4. budynek piętrowy, usytuowanie stanowiska pracy na pierwszym piętrze (brak windy, sanitariat niedostosowany dla osób z niepełnosprawnościami),

5. praca przy monitorze ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy,

6. obsługa urządzeń biurowo-technicznych i narzędzi informatycznych.

2. Oferujemy:

1. stabilne zatrudnienie,

2. możliwość rozwoju zawodowego poprzez odbywanie specjalistycznych szkoleń,

3. ciekawą, odpowiedzialną i pełną wyzwań pracę w przyjaznej atmosferze,

4. terminowo wypłacane wynagrodzenie,

   
   

5. możliwość przystąpienia do grupowego ubezpieczenia pracowniczego,

6. dofinansowanie do zakupu okularów, soczewek lub szkieł kontaktowych,

7. możliwość członkostwa w Kasie Zapomogowo-Pożyczkowej,

8. dofinansowanie do wypoczynku pracowników,

9. dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników,

10. dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługujące pracownikom jednostek sfery budżetowej.

2. W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w MOPS, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi powyżej 6%.

3. Wymagane dokumenty:

1. życiorys – CV z podaniem danych umożliwiających kontakt oraz dokładnym opisem przebiegu pracy zawodowej, opatrzony własnoręcznym podpisem,

2. list motywacyjny opatrzony własnoręcznym podpisem i bieżącą datą,

3. kserokopie dokumentów poświadczających wyższe wykształcenie,

4. kserokopie dokumentów potwierdzających co najmniej 2-letni staż pracy na stanowisku związanym z koordynowaniem czynności kancelaryjnych lub prowadzeniem spraw w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej (kserokopie świadectw pracy potwierdzające przebieg pracy zawodowej, a w przypadku pracy aktualnie wykonywanej – zaświadczenie pracodawcy potwierdzające fakt i okres zatrudnienia),

5. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie opatrzony własnoręcznym podpisem i bieżącą datą,

6. oświadczenie kandydata, że

• jest obywatelem polskim,

• cieszy się nieposzlakowaną opinią,

• nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,

• posiada pełną zdolnoś

• do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych,

opatrzone własnoręcznym podpisem i bieżącą datą.

8. Wymagane dokumenty aplikacyjne należy dostarczyć do Sekretariatu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rzeszowie ul. Jagiellońska 26 albo przesłać pocztą na adres 35-025 Rzeszów, ul. Jagiellońska 26, w terminie do dnia 22 maja 2024r. w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Dotyczy naboru na stanowisko Podinspektor w Dziale Organizacyjno-Administracyjnym” (decyduje data wpływu do MOPS).

9. Aplikacje, które wpłyną do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rzeszowie po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.

10. Kandydaci, którzy nie spełnią wymagań formalnych, w tym w zakresie, o którym mowa w pkt 7, nie zostaną dopuszczeni do kolejnego etapu naboru, o czym zostaną powiadomieni pocztą lub pocztą elektroniczną lub telefonicznie.

11. Kandydaci spełniający wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze zostaną powiadomieni pocztą lub pocztą elektroniczną lub telefonicznie o terminie i miejscu kolejnego etapu naboru.

12. Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (bip.erzeszow.pl) i na tablicy informacyjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rzeszowie ul. Jagiellońska 26.

13. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) zwanego dalej „RODO” informuję:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Rzeszowie reprezentowany przez Dyrektora z siedzibą ul. Jagiellońska 26, 35-025 Rzeszów. Można się z nami kontaktować w następujący sposób:

• listownie: ul. Jagiellońska 26, 35-025 Rzeszów,

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: sekretariat@mopsrzeszow.pl,

• telefonicznie: (17) 853-39-27, (17) 853-57-53, (17) 853-51-33.

2. Inspektor ochrony danych

Mogą Państwo kontaktować się również z wyznaczonym inspektorem ochrony danych za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod@mopsrzeszow.pl lub listownie na podany wyżej adres.

2. Cele i podstawy przetwarzania

Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy będą
przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego
(art. 6 ust.1 lit. b, c RODO oraz art.10 RODO), natomiast inne dane, w tym dane
do kontaktu, na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Jeżeli w dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie
(art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
Przepisy prawa pracy: art. 22¹ Kodeksu pracy, przepisy szczególne określające wymogi kandydata na aplikowane stanowisko.

4. Odbiorcy danych

Odbiorcami Państwa danych osobowych będą:

• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa,

• podmioty, którym Administrator powierzył do przetwarzania dane osobowe
  na podstawie zawartych umów (tzw. podmioty przetwarzające).

4. Okres przechowywania danych

Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane
do zakończenia procesu rekrutacji. Dane osobowe w dokumentach aplikacyjnych
kandydata, który zostanie wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną dołączone do jego akt osobowych. Dane osobowe z dokumentów aplikacyjnych kandydatów, którzy
w wyniku naboru zostali najwyżej ocenieni przechowuje się przez okres 3 miesięcy
od dnia zatrudnienia wybranej osoby, następnie po upływie tego terminu podlegają usunięciu.

Dokumenty aplikacyjne pozostałych kandydatów mogą być odbierane osobiście
w terminie 7 dni od daty upowszechnienia informacji o wyniku naboru w MOPS
w Rzeszowie - Dział Spraw Pracowniczych ul. Poniatowskiego 10 pokój nr 1-3.
Dokumenty aplikacyjne nie odebrane w terminie podlegają komisyjnemu zniszczeniu.

4. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie

W oparciu o Państwa dane osobowe Administrator nie będzie podejmował wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

4. Przekazywanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Administrator nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego
ani do organizacji międzynarodowych.

4. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługuje Państwu:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,

• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,

• prawo do usunięcia danych osobowych,

• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych
  Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).

4. Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu
pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez
Państwa innych danych jest dobrowolne.