Nowoczesne zarządzanie projektami w firmie – dlaczego to priorytet?

Z tego względu warto inwestować w nowoczesne zarządzanie projektami w firmie. Wyjaśniamy, na czym ono polega oraz dlaczego jest tak istotne!

Zarządzanie projektami w firmie – na czym polega?

Zarządzanie projektami to szereg działań, które mają na celu pomóc pracownikom oraz menagerom odpowiednio organizować, nadzorować oraz wykonywać konkretne zadania w ramach projektu. Z ogromnym wyzwaniem ma się już do czynienia na etapie planowania – kadra kierownicza musi stworzyć realną strategię działania, ustalić ramy czasowe, rozdysponować budżet itp.

Kiedy przejdzie się do realizacji projektu, trzeba zapewnić odpowiednie warunki do współpracy. Podobno aż w 80% przypadków za niepowodzeniem stoi niewłaściwa organizacja. Zespół musi więc być w stanie sprawnie wymieniać się informacjami, np. ważnymi dokumentami. Wszystkie dane powinny być łatwo dostępne dla uprawnionych osób, a zarazem tak zabezpieczone, by nie zostały przypadkiem skasowane czy ujawnione.

Nawet najlepszy i najbardziej zgrany zespół projektowy musi być też nadzorowany. Drobne pomyłki czy nieporozumienia mogą wywołać chaos, który opóźni realizację. Mając stałą kontrolę nad tym, jak przebiega postęp prac, da się ograniczyć ryzyko potknięć. Do tego w razie potrzeby można błyskawicznie wykrywać i rozwiązywać ewentualne problemy.

Co pomaga w zarządzaniu projektami?

Sam termin "zarządzanie projektami" jest wyjątkowo obszernym pojęciem. Jego założenia i cele są jasne, ale można osiągnąć je na różne sposoby. Wyróżnia się wiele rodzajów podejść oraz metodologii, które przekładają się na sukces projektu. Wśród najpopularniejszych wymienia się m.in.:

• zwinne zarządzanie projektami (metodyka Agile) – zespół jest nastawiony na ciągłe doskonalenie, elastyczne dostosowywanie się do sytuacji oraz intuicyjne reagowanie;

• model kaskadowy – mniej elastyczna metoda, która zakłada wykonywanie zadań kolejno po sobie;

• metoda ścieżki krytycznej (ang. Critical Path Method) – metodyka oparta na stosowaniu matematycznego algorytmu, który pomaga odpowiednio planować zadania i obliczać czas potrzebny na ich realizację.

Wybór odpowiedniej strategii zarządzania jest niezwykle ważny, ale koniecznie powinno się wesprzeć ją odpowiednimi narzędziami. Współcześnie można z powodzeniem korzystać z rozmaitych programów informatycznych, przeznaczonych m.in. do przygotowywania harmonogramu prac, elektronicznego obiegu dokumentów, komunikacji z zespołem i/lub klientami itp. Profesjonalne systemy pozwalają w pełni realizować założenia najlepszych metodologii zarządzania projektami.

Dlaczego warto zainwestować w system do zarządzania projektami?

System IT przeznaczony do zarządzania projektami jest niezwykle przydatnym narzędziem. Do największych korzyści, jakie daje jego wdrożenie go w firmie, można zaliczyć:

• podniesienie efektywności i wydajności zespołu,

• oszczędność czasu, pieniędzy i innych środków,

• polepszenie jakości oferowanych usług/produktów,

• podniesienie poziomu satysfakcji klientów,

• poprawę rozpoznawalności marki,

• zwiększenie sprzedaży.

Profesjonalny system pozwala stworzyć najlepszy plan projektu, a następnie pomaga terminowo go zrealizować. Wszyscy pracownicy wiedzą, co i do kiedy mają zrobić, mają dostęp do niezbędnych informacji, na bieżąco komunikują swoje potrzeby itp. Kierownik projektu w tym czasie cały czas monitoruje prace, dbając o ich prawidłowy przebieg.

Jak wybrać najlepszy program do zarządzania projektami?

Zarządzanie projektem przebiega łatwiej i sprawniej, jeśli zainwestuje się w odpowiedni system IT. Najważniejsze, by był funkcjonalny, a zarazem intuicyjny w obsłudze. Bardzo ważną kwestią jest też to, by był kompatybilny z innymi wykorzystywanymi programami oraz przystosowany do ewentualnego rozwoju (np. dodawania kolejnych funkcji). Nawet najbardziej zaawansowane oprogramowanie zupełnie się nie sprawdzi, jeśli jego wdrożenie będzie trwać zbyt długo.

Jedne z najlepszych rozwiązań, które zapewniają nieocenione wsparcie w zarządzaniu projektem, dostarcza firma Exact. Oferuje specjalny program i system Project Management, który znacznie usprawnia pracę, zwiększa efektywność zespołu oraz pozwala osiągnąć jeszcze wiele innych, wymiernych korzyści. Przy tym ma przystępną cenę oraz może być szybko zaimplementowany w przedsiębiorstwie.

Tekst sponsorowany