Księgowość w firmie. Jak utrzymywać porządek w dokumentach?

Jak długo trzeba archiwizować dokumenty księgowe w firmie?

Jeżeli złożyłeś wniosek o ubezpieczenie społeczne w ZUS drogą elektroniczną z własnoręcznym podpisem osoby zgłoszonej, to takie dokumenty przechowuje się przez 5 lat. Kopie dokumentów płatniczych są przechowywane również przez taki sam okres czasu tj.  5 lat (w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego). Jednak w odniesieniu do dokumentów płatności, które złożyłeś w dziale zabezpieczenia społecznego przed końcem 2011 r., okres przechowywania pozostaje bez zmian. Jeżeli sam opłacałeś składki na ubezpieczenie społeczne, ZUS może poprosić cię o przedstawienie dowodu wpłaty składek oraz wysokości podstawy składki za okres po 31 grudnia 1998 r.

Wnioski ZUS IWA muszą być przechowywane przez 10 lat od daty przekazania do ZUS (w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego). Dokumentację (listę płac, karty wynagrodzeń lub inne dokumenty, na podstawie których ustala się podstawę obliczenia emerytury lub renty) należy przechowywać przez 50 lat po zakończeniu pracy. Jest to o tyle prostsze o ile mamy prowadzoną księgowość w firmie. Sprawdź program do elektronicznego obiegu dokumentów oraz archiwizacji dokumentów: https://www.saldeosmart.pl/firma/obieg-dokumentow

Od 1 stycznia 2019 r. osoba płacąca składki będzie musiała przechowywać listy płac oraz karty wynagrodzeń lub inne dokumenty, na podstawie których ustala się podstawę naliczania emerytury dla pracowników, kontrahentów i współpracowników przez 10 lat od końca roku kalendarzowego w którym:

• ubezpieczony zakończył pracę dla tego płatnika składki (dotyczy ubezpieczonego, który złożył wniosek o ubezpieczenie po 31 grudnia 2018 r.);

• złożono raport informacyjny (o którym mowa w ust. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

Księga dochodów i wydatków podatkowych, ewidencje i rejestry prowadzone dla celów podatkowych, a także dokumenty związane z ich przechowywaniem, muszą być przechowywane do upływu okresu zobowiązania podatkowego. Zazwyczaj przedawnienie zobowiązania podatkowego wygasa po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku.

Przepisy prawa o rachunkowości zasadniczo wymagają przechowywania dokumentacji przez pięć lat (z wyłączeniem sprawozdań finansowych). Okresy przechowywania liczone są od początku roku następującego po roku obrotowym, do którego należą te pliki. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości, księgi, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe muszą być odpowiednio przechowywane, a przedsiębiorca musi je chronić przed nieuprawnionymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeżeli system zabezpieczeń zestawów poświadczeń zapisanych na informatycznych nośnikach danych nie spełnia tych wymagań, zapisy te muszą zostać wydrukowane najpóźniej pod koniec roku podatkowego. Ponadto ustawodawca dopuszcza przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż w postaci plików zapisanych na nośnikach informatycznych, ale tylko pod warunkiem, że księgi mogą być odtworzone w postaci wydruków.

Dokumenty księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne są przechowywane w jednostce w ich oryginalnej formie w określony sposób, dostosowany do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, z podziałem na okresy księgowe, tak aby można je było łatwo odnaleźć. Dopuszcza się również przekazanie plików do przechowywania podmiotowi zewnętrznemu wyspecjalizowanemu w świadczeniu takich usług. W przypadku przekazania bazy innej osobie kierownik jednostki jest obowiązany zawiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wystawienia oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dokumentami księgowymi dla uprawnionych organów do zewnętrznej weryfikacji lub nadzoru w lokalizacji jednostki, lub miejsca zarządu, lub w innym miejscu za zgodą organu kontroli, lub nadzoru.

Jak utrzymać porządek w firmowych dokumentach?

Dokumenty pierwotne i księgi rachunkowe należy przenieść do archiwum. Przed przekazaniem do archiwum muszą być przechowywane w dziale księgowości w specjalnych pomieszczeniach lub zamykanych szafkach pod nadzorem osób upoważnionych przez głównego księgowego. Dokumenty należy wypełnić w porządku chronologicznym.

Wykaz dokumentów księgowych i sprawozdawczych, które należy przechowywać, znajduje się w ustawie. Zgodnie z ustawą o archiwach firmy i organizacje pozarządowe mają prawo do tworzenia własnych archiwów, ale nie mają takiego obowiązku. Firma jest zobowiązana jedynie zapewnić bezpieczeństwo dokumentów i na żądanie przedstawić je inspektorom.

Artykuł partnera