Wkrótce e-Doręczenia obowiązkowe również dla przedsiębiorców
Już za 10 dni zaczną w Polsce powszechnie obowiązywać e-Doręczenia. Korespondencję w tej formie będą musiały prowadzić przede wszystkim urzędy i instytucje publiczne, jednak konieczność stosowania doręczeń cyfrowych dotyczy również części przedsiębiorców. Kluczowe daty wprowadzenia nowego rozwiązania w przypadku firm znajdują się na stronie Biznes.gov.pl.
Fot. pixabay/CC0
"e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która wchodzi w życie na szeroką skalę 1 stycznia 2025 roku. Korzystać z niej muszą przede wszystkim urzędy oraz podmioty publiczne, ale przedsiębiorcy powinni pamiętać, że ten obowiązek dotyczy również ich. W pierwszym etapie obejmie on podmioty, które po nowym roku będą składać wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz będą rejestrować się w Krajowym Rejestrze Sądowym" – wyjaśnia wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.
Nowy system pozwala na wysyłanie i odbieranie korespondencji cyfrowej ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. e-Doręczenia umożliwiają również pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Docelowo usługa zastąpi tradycyjne przesyłanie pism urzędowych drogą pocztową, a także korespondencję prowadzoną przez ePUAP.
Jakie firmy muszą korzystać z e-Doręczeń?
Polecony w formie cyfrowej będzie dostępny także dla firm, jednak w tym przypadku usługa jest wprowadzana etapowo. Od 1 stycznia 2025 r. skrzynkę do e-Doręczeń muszą obowiązkowo posiadać nowi przedsiębiorcy i będzie to jednym z kroków w procesie rejestracji działalności gospodarczej. Firmy zarejestrowane w CEIDG przed tą datą będą miały obowiązek stosowania e-Doręczeń od 1 października 2026 roku. Istnieje jednak ważny wyjątek – jeśli po 30 czerwca 2025 r. przedsiębiorca będzie aktualizować swoje dane w CEIDG, to wtedy adres do e-Doręczeń musi posiadać w momencie składania wniosku o aktualizację.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku przedsiębiorców zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia 2025 r. – oni są zobowiązani do stosowania e-Doręczeń już od 1 kwietnia 2025 roku. Adres do doręczeń elektronicznych będą musiały posiadać również inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.
Przydatne dla przedsiębiorców informacje na temat e-Doręczeń znajdują się tutaj: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/najwazniejsze-informacje-dla-przedsiebiorcy
Korzyści z e-Doręczeń dla przedsiębiorców
Dzięki nowemu systemowi już niebawem list polecony z urzędu będzie można odebrać przez Internet. Dla wielu przedsiębiorców to szansa, by zapomnieć o awizie w skrzynce i czasie spędzonym na poczcie w kolejce po odbiór pisma urzędowego. e-Doręczenia pozwalają również odpowiadać na korespondencję z instytucji publicznych – z dowolnego miejsca i o każdej porze. W przypadku firm będzie to oszczędność czasu i kosztów przesyłania dokumentów.
Szybsza wymiana informacji przekłada się na krótszy czas załatwiania spraw urzędowych, co jest istotne w przypadku prowadzenia firmy. Dzięki powiadomieniom można od razu sprawdzić, kto jest nadawcą wiadomości wysłanej poprzez e-Doręczenia. Co ważne, korespondencja trafi do adresata, nawet gdy przedsiębiorca zmieni lokalizację swojego biura. Dla firm istotny jest również fakt, że e-Doręczenia są całkowicie bezpieczne i chronione zaawansowanymi metodami szyfrowania i sprawdzania tożsamości.
Będzie łatwiej
Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli w łatwy sposób przesyłać i odbierać pisma urzędowe, korespondując między innymi z: urzędami miast i gmin, starostwami, urzędami skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego czy ministerstwami.
Zgodnie z zapisami Ustawy o doręczeniach elektronicznych dłuższy czas na wprowadzenie nowego narzędzia do korespondencji będą mieć między innymi sądy i prokuratura, organy ścigania, służba więzienna oraz inne jednostki zajmujące się wymiarem sprawiedliwości. Te instytucje muszą wdrożyć e-Doręczenia do 1 października 2029 roku.
Przedsiębiorco, załóż adres i skrzynkę do e-Doręczeń już dziś!
Aby w pełni korzystać z zalet e-Doręczeń wystarczy złożyć wniosek o adres i skrzynkę na stronie Biznes.gov.pl, a od 1 stycznia 2025 r. również składając wniosek CEIDG. Założenie adresu do doręczeń elektronicznych przez danego przedsiębiorcę oznacza jednocześnie wskazanie tego adresu jako właściwego do korespondencji urzędowej. Należy pamiętać, że od momentu wpisania adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń będą doręczały korespondencję na ten adres.
