Pracownik administracyjno-biurowy w firmie

Fot. pixabay/CC0

Ogólny zakres obowiązków:

- wykonywanie zadań biurowych i obsługa urządzeń biurowych,

- odbieranie telefonów i łączenie rozmów z poszczególnymi pracownikami i obsługa korespondencji firmowej i poczty e-mail,

- prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, segregowanie i przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych, dbanie o prawidłowy przepływ informacji, dbanie o wewnętrzny obieg dokumentów,

- pilnowanie terminów odpowiedzi na pisma

- obsługa przesyłek pocztowych i kurierskich,

- rozwożenie korespondencji,

- wyszukiwanie, gromadzenie i przygotowywanie dokumentów,

- redagowanie pism (przygotowywanie propozycji pism/odpowiedzi) i prowadzenie właściwych rejestrów,

- archiwizowanie korespondencji i dokumentów w tym wykonywanie kopii (scany) zgodnie z przyjętym systemem

- nadzorowanie i utrzymywanie w wymaganym stanie wyposażenia sekretariatu, Inżynierów Kontraktu i podległej sali konferencyjnej

- prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem i funkcjonowaniem biura i jego wyposażenia technicznego (robienie zakupów, dbanie o sprzęty biurowe, opisywanie i wysyłanie faktur, prowadzenie rejestru wydatków biura Konsultanta),

- prowadzenie biura zarządu/inżyniera kontraktu

- prowadzenie kalendarza zarządu/Inżyniera Kontraktu i organizowanie spotkań oraz wyjazdów biznesowych, kalendarza kontraktu

- organizacja wizyt gości, obsługa spotkań, rad budowy, rad technicznych

- przyjmowanie wszystkich interesantów, informowanie ich o możliwościach załatwienia sprawy i skierowanie do właściwej osoby

- otwieranie i zamykanie biura budowy Spółki, oraz umożliwienie dostępności do biura, w tym odpowiedzialność za powierzone mienie

- wykonywanie poleceń przełożonych,

- działania i koordynacja prac z pracownikami Firmy oraz Zespołem Kierownika Projektu na potrzeby Kontraktu w terminach Umownych

- przygotowywanie HPPK dla Kontraktu, faktur Konsultanta

- pilnowanie list obecności pracowników na kontrakcie, w tym pilnowanie dniówek/ Sprawowanie kontroli nad prawidłowym codziennym (od poniedziałku do piątku) przekazywaniem kompletnego skanu list obecności Personelu Konsultanta w czasie wyznaczonym Umową na Nadzór

- sprawdzenie Planu płatności Wykonawcy

- pozyskiwanie od Specjalistów aktualnych danych i przekazywanie Zamawiającemu monitoringów w terminach wyznaczonych.

Umowa o pracę na okres próbny, cały etat, jedna zmiana

Wymagania

- wykształcenie średnie ogólnokształcące

- Umiejętności i uprawnienia:

- prawo jazdy B

- staż pracy w administracji.

Adres: ZDI sp. z o.o.

Miejsce pracy:Lwowska 52, 37-700 Przemyśl

Numer telefonu:84 639-20-53 w. 27

E-mail:p.pastuszak@zdi.pl