Zatrudnienie pracowników ze Wschodu krok po kroku (od ogłoszenia po przedłużenia pobytu)

Fot. Pixabay/CC0

Krok nr 1: zamieszczenie bezpłatnych ogłoszeń o pracę

Firma, która staje przed wyzwaniem poszukiwania pracowników, bez względu na to czy Polaków czy Ukraińców musi zacząć od ogłoszenia o pracę. Jest mnóstwo miejsc, w których można takie bezpłatne ogłoszenie o pracę zamieścić. Warto jednak pamiętać, że szukając pracowników z Ukrainy, musimy zamieścić ogłoszenie na takiej platformie, do której obywatele tego kraju mają dostęp. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z aplikacji takich jak Workport, gdzie każdego dnia wchodzi co najmniej 10 tys. pracowników z Ukrainy szukających pracy. Dodatkowo, warto rozważyć portale działające bezpośrednio na Ukrainie, takie jak m.in. work.ua czy rabota.ua. Na Ukrainie ważna jest również sieć kontaktów – jeżeli znasz kogoś, kto mógłby Ci polecić pracownika, zdecydowanie warto wykorzystać tę możliwość.

Krok nr 2: szukanie konkretnych pracowników z Ukrainy, czyli rekrutacja

Z pracowników z Ukrainy, którzy odpowiedzą na nasze ogłoszenie o pracę musimy wybrać kilka osób, które najbardziej nam odpowiadają. W aplikacji Workport na jedno bezpłatne ogłoszenie o pracę odpowiada ok. 20-50 osób. Jeżeli zależy nam na zatrudnieniu wyłącznie jednego kandydata musimy dokonać wyboru. Warto jednak się zabezpieczyć i postawić np. na dwie osoby. Może się bowiem zdarzyć, że pracownik, który wstępnie zadeklarował chęć podjęcia pracy, jednak się wycofa. Dlatego zawsze warto planować proces szukania pracowników z Ukrainy z odpowiednim wyprzedzeniem. To może trochę potrwać.

Krok nr 3: legalizacja pobytu pracowników

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, osoby z Ukrainy posiadające paszport biometryczny, mogą przyjechać do Polski na 90 dni w ramach ruchu bezwizowego lub na podstawie ważnej wizy. Dla osób, które chcą podjąć pracę w Polsce, najczęściej wydawana jest wiza pracownicza typu D, która daje im prawo do pracy i pobytu przez 6 miesięcy w ciągu roku.

Pracodawca, żeby zdobyć dla pracownika taką wizę musi złożyć oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi w powiatowym urzędzie pracy, właściwym dla siedziby spółki lub dla miejsca stałego pobytu właściciela zarejestrowanej działalności gospodarczej. W oświadczeniu należy podać m.in. stanowisko pracownika, daty od kiedy do kiedy podejmuje pracę, na jakiej umowie i za jakie wynagrodzenie będzie pracował. Do oświadczenia należy dołączyć: potwierdzenie opłaty 30 zł, oświadczenie o niekaralności pracodawcy, kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (zazwyczaj paszport) oraz dokument tożsamości osoby prowadzącej działalność gospodarczą bądź umowę spółki.

Teoretycznie, jeśli wniosek został złożony poprawnie, urząd pracy powinien zarejestrować go w ciągu 7 dni. W praktyce, gdy jest składana duża liczba wniosków, proces ten może się przedłużać. Dlatego warto zaplanować proces zatrudniania pracowników z Ukrainy wcześniej. Następnie musimy poczekać na informację, że oświadczenie zostało zarejestrowane, wysłać go w oryginalne do kandydata z Ukrainy, któremu chcemy dać pracę. Na tej podstawie pracownik ze Wschodu występuje o wizę.

Krok nr 4: podpisanie umowy z kandydatem

Nasz Kandydat otrzymał wizę i przyjechał do Polski. Jesteśmy już o krok od sukcesu! Teraz czas na podpisanie umowy. Warto pamiętać, że powinna być ona stworzona w języku zrozumiałym dla pracownika. W przypadku kadry ze Wschody umowy są zazwyczaj polsko-ukraińskie. Dzięki temu nie tylko zabezpieczamy się na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ale też zwiększamy wzajemne zaufanie. Trzeba też pamiętać, żeby warunki zawarte w umowie były takie same jak w zarejestrowanym przez PUP oświadczeniu. Podpisanie umowy zobowiązuje też pracodawcę do poinformowania o tym właściwego urzędu pracy. Najpóźniej musi to nastąpić w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika z Ukrainy. Kolejna wizyta w urzędzie będzie konieczna w przypadku zmiany stawki, stanowiska pracy lub miejsca jej wykonywania przez pracownika z Ukrainy.

Krok nr 5: staranie się o przedłużenie pobytu

Pracownicy z Ukrainy, którzy pracują w ramach uproszczonej procedury zatrudniania mogą legalnie pracować w Polsce tylko przez pół roku. Jeżeli z góry wiemy, że chcielibyśmy związać się z danym pracownikiem na dłużej, proces starania się o uzyskanie przedłużenia wizy warto rozpocząć od razu, bo to może trochę potrwać. Warto też wtedy skontaktować się z wyspecjalizowaną agencją, która zajmuje się zatrudnianiem pracowników z Ukrainy.