Jak wystawić e-fakturę

Faktury elektroniczne są coraz częściej używanym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży. Możliwość ich wystawiania zależy od spełnienia warunków, opisanych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Konieczna akceptacja odbiorcy e-faktury

Przede wszystkim, możliwość wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie uzależniona jest od uprzedniej akceptacji tego sposobu, wyrażonego przez odbiorcę faktury. Akceptacja ta może być wyrażona w dowolnej formie, zarówno pisemnej, jak również elektronicznej, co zostało potwierdzone w indywidualnej interpretacji podatkowej z 17 listopada 2011 r., wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPP2/443-998/11-2/KAN: „Przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać przedmiotowa akceptacja. Możliwe jest zatem by akceptacja przekazana za pośrednictwem wiadomości elektronicznej, uznana została za wystarczającą dla skutecznego rozpoczęcia (…) procesu przesyłania i udostępniania faktur elektronicznych. (…) wystarczające będzie uzyskanie akceptacji abonenta do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej poprzez wyrażenie zgody elektronicznie za pomocą systemu IVR.”

Akceptacja może jednak zostać cofnięta

Jeśli akceptacja zostanie cofnięta, wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji. Strony mogą jednak przedłużyć w umowie ten okres. Uzgadniając inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, trzeba pamiętać, że nie może on być jednak dłuższy niż 30 dni.

Potrzebna autentyczność i integralność

- Sama akceptacja jednak nie wystarczy, ponieważ do przesyłania faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności ich treści – mówi Małgorzata Jawińska, księgowa z Tax Care. - I tak, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury wskazuje natomiast na fakt, iż w wystawionej w ten sposób fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać. Istotnym wydaje się także, aby podkreślić, że podatnik wystawiający elektroniczne dokumenty sprzedaży może zastosować dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności wystawionej faktury, w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, czy też systemu elektronicznej wymiany danych (EDI).
kar