Zadbaj o dokumenty przed emeryturą

Fot. Pixabay/CC0

Likwidowane firmy nie dbają o kartoteki płacowe byłych pracowników. Sami pracownicy nie gromadzą dokumentów potwierdzających wysokość zarobków i czas zatrudnienia. Kłopoty pojawiają się wtedy gdy przymierzają się do przejścia na emeryturę…

Ocenia się, że prawie 30 proc. potencjalnych emerytów ma problemy ze zgromadzeniem kompletnej dokumentacji umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego. Tymczasem u niektórych osób naliczenie kapitału początkowego może zwiększyć emeryturę nawet o kilkaset złotych.

Niekiedy trzeba przejść długą drogę, żeby zebrać dokumenty i dowody na to, że ktoś pracował i były za niego odprowadzane składki. Jeżeli ktoś nie może udowodnić wysokości osiąganych zarobków z powodu likwidacji zakładu pracy lub zniszczenia dokumentacji płacowej wówczas osiągane wynagrodzenie może być ustalone na podstawie dokumentacji zastępczej, jeśli taką ktoś posiada np. na podstawie umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism, w których zawarte są dane dotyczące wynagrodzenia pracownika.

Od czego zacząć?

Osoby poszukujące dokumentów o zatrudnieniu i wysokości osiąganych zarobków powinny przede wszystkim ustalić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeżeli nie istnieje, to na podstawie zachowanych dokumentów (pism kierowanych przez zakład pracy, wpisów w dowodzie osobistym lub w legitymacji ubezpieczeniowej) powinny ustalić jego dokładną nazwę oraz adres, a także, w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony, a następnie szukać pomocy w wymienionych instytucjach i archiwach.

Jeżeli zlikwidowanym zakładem pracy było przedsiębiorstwo państwowe, to jego dokumentację osobowo-płacową powinien przejąć następca prawny lub organ założycielski, albo organ nadrzędny pracodawcy. W przypadku likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczych dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął może przechowywać związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany - Krajowej Radzie Spółdzielczej. Spółki prawa cywilnego i handlowego, (czyli firmy prywatne) w przypadku ich likwidacji zobowiązane są do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują taką dokumentację do dalszego, przechowywania firmom zajmującym się przechowalnictwem akt np. do Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (05-822 Milanówek, ul. St. Okrzei 1), które od października 2013 r. jest oddziałem Archiwum Państwowego w Warszawie.

- ZUS dysponuje również spisem zlikwidowanych zakładów pracy wraz z wykazem miejsc, gdzie przechowywane są dokumenty tych firm. Spis ten dostępny jest w każdej jednostce ZUS oraz na stronie internetowej ZUS - przypomina Małgorzata Łyszczarz-Bukała, rzecznik regionalny ZUS Podkarpacia.